10 tips voor jouw e-mailhandtekening

Heel veel zakelijke communicatie verzenden we tegenwoordig via e-mail. Ook hier geldt: you never get a second chance for a first impression. Neem jouw e-mailhandtekening: hoe ziet die eruit? Past deze wel goed in jouw huisstijl? Een doeltreffende e-mailhandtekening is eenvoudig, informatief en professioneel. Maar dit betekent niet dat jouw e-mailhandtekening er saai uit moet zien. Met allerlei mogelijkheden haal jij het maximale resultaat uit jouw e-mailhandtekening. Graag geeft Spijker & Co jou 10 tips voor het beste ontwerp van jouw e-mailhandtekening.

1. Zet er niet teveel informatie in                                                                                                                                   

Een veelvoorkomende fout die mensen maken met e-mailhandtekeningen, is deze als een mini-autobiografie behandelen, volgestopt met links en extra informatie. Door een overdaad aan informatie op te nemen, komt jouw handtekening er vol en lang uit te zien. En kijken de meeste mensen er vervolgens niet naar. Laat staan dat ze lezen of op jouw links klikken.

Neem alleen relevante gegevens op
Neem alleen de gegevens op die voor jou relevant zijn. Jouw e-mailhandtekening moet de informatie bevatten die nodig is om contact met je op te nemen en andere relevante informatie. Als je het niet zeker weet, stel jezelf dan deze vraag: “Zou ik die informatie aan een zakenrelatie geven die ik net heb ontmoet?”.

De meest populaire velden
Dit zijn de meest populaire velden die je in jouw e-mailhandtekening kunt opnemen:

• Voor- en achternaam.
• Functie.
• Bedrijf.
• Mobiele telefoonnummer.
• Telefoonnummer kantoor.
• Kantooradres.
• Profielfoto en/of logo (of beide).
• Logo’s met links naar jouw social media kanalen (optioneel, maar aanbevolen).
• Promotiebanner (optioneel).
• Disclaimer (optioneel).

Voorkom teveel detaillering 
Details die niet nodig zijn, maken de handtekening alleen maar groter en maken het moeilijk voor de ontvanger om de details te vinden die deze écht nodig heeft

2. Maak je e-mailhandtekening mobielvriendelijk                                                                                                 

Het is verbazingwekkend hoeveel mensen deze stap volledig overslaan, zonder de consequenties te overzien. Mensen die hun mail op een smartphone lezen zijn goed voor 46% van alle e-mails. Dus is het testen van jouw e-mailhandtekening voor mobiele compatibiliteit essentieel.

Niet altijd automatisch compatibel
Een veel voorkomende misvatting is dat jouw e-mailhandtekening automatisch compatibel is met alle e-mailclients. Dus niet! De reden is dat de meeste e-mailclients (inclusief die voor mobiel) verschillende HTML-rendering-engines gebruiken. Dus geven ze allemaal e-mailhandtekeningen op een andere manier weer. Bovendien zijn mobiele schermen veel kleiner dan een monitor van een computer en schalen ze de mails ook nog op. Hierdoor werken verticale lay-outs veel beter op mobiele apparaten. Als je een brede lay-out op mobiele apparaten bekijkt, kan jouw handtekening er geknepen uitzien. Ook kunnen de afbeeldingen worden geschaald waardoor ze er wazig uitzien.

3. Beperk het gebruik van kleuren                                                                                                                              

Hou je vast aan jouw huisstijl en gebruik liever niet meer of andere kleuren dan in jouw logo staan. Wanneer je te veel kleuren gebruikt, vergroot je het risico dat kleuren met elkaar botsen en je ontwerp kan snel overweldigend overkomen en afleiden. Dus, beperk jouw palet aan kleuren en gebruik kleur alleen als het nuttig is. Zo blijft jouw handtekening er professioneel uit zien.

4. Overweeg lettertypen                                                                                                                                              

Een lettertype kan het uiterlijk van een e-mailhandtekening volledig veranderen. Hetzelfde kan gezegd worden voor de kleuren en tussenruimte. Gebruik nooit meerdere lettertypen in jouw e-mailhandtekening. De enige uitzondering is als jouw logo een ander lettertype gebruikt dan je in jouw handtekening wil gebruiken.

Beperk het aantal lettergroottes
Wat lettergrootte betreft, zou je binnen jouw handtekening niet meer dan 2 tot 3 groottes moeten gebruiken. Een veel voorkomende reden voor mensen die te veel lettertypen gebruiken, is dat ze bepaalde titels en stukjes informatie willen benadrukken. Dus gebruiken ze daar gewoon een nieuw lettertype voor. Maar een eenvoudige oplossing is om in plaats daarvan gewoon een flexibeler lettertype te gebruiken. Zoek een eenvoudig lettertype met een paar opties voor gewicht en stijl en verwissel je lettertype, gewicht en/of kleuren als dat nodig is. Dit is beter dan een nieuw lettertype volledig te gebruiken. 

5. Plaats een krachtige afbeelding in je e-mailhandtekening                                                                       

Bij verkoopgerichte functies (zoals makelaars), waarbij je rechtstreeks met je doelgroep te maken hebt, geeft het gebruik van een profielfoto een persoonlijk tintje aan jouw handtekening. Als je niet zo gek bent op het gebruik van een profielfoto in je handtekening, gebruik je gewoon je bedrijfslogo.

Gebruik professionele afbeeldingen
Gebruik alleen afbeeldingen van goede kwaliteit die professioneel zijn gemaakt. Het beste bestandsformaat is een PNG of JPEG voor maximale compatibiliteit. Zorg er altijd voor dat je deze comprimeert zodat ze als bestand zo klein mogelijk zijn. PNG’s werken het beste voor logo’s en wanneer je transparantie in jouw afbeeldingen nodig hebt. JPEG’s zijn het beste voor profielfoto’s waarbij de kleurkwaliteit perfect moet zijn. Vermijd het gebruik van GIF-animaties, die werken niet overal op.

6. Gebruik consequent witruimte                                                                                                              

Achter elke goed ogende e-mailhandtekening bevindt zich een consistente spatiëring. Als je tien pixels ruimte boven de contactgegevens hebt, moet je dezelfde afstand aanhouden onder de contactgegevens. Hetzelfde geldt voor alle secties van de handtekening. Consistent gebruik van witruimte zorgt ervoor dat de handtekening er professioneel en strak uitziet. Het maakt het ook gemakkelijker voor de lezer om informatie te vinden die ze nodig hebben.

7. Houd het formaat in de gaten                                                                                                                                    

Bij e-mailhandtekeningen zijn er twee formaten die je in de gaten moet houden: de grootte in pixels en de grootte in kilobytes (kB).

Grootte in pixels
De grootte in pixels bepaalt visueel hoe groot jouw handtekening is en of deze op mobiele schermen past. Houd er rekening mee dat smallere handtekeningen er op mobiele apparaten beter uitzien vanwege schermgroottes en schaalmogelijkheden. Voor desktops en grotere schermformaten die geen schaalbaarheid gebruiken, is de aanbevolen maximale grootte voor e-mailhandtekeningen 700 (b) x 300 (h) pixels. Voor mobiele telefoons met kleinere schermen die gebruikmaken van schalen, is de aanbevolen maximale grootte voor e-mailhandtekeningen 320 (b) x 600 (h) pixels.

Grootte in kB
De grootte in kB is de hoeveelheid schijfruimte die de e-mailhandtekening opneemt wanneer je deze opslaat op een e-mailserver. Als je ongeveer 30 e-mails per dag verzendt, wordt jouw e-mailhandtekening 30 keer opgeslagen op jouw server. Uiteindelijk kan dit waardevolle ruimte in beslag nemen. En dat is alleen als je e-mails verzendt. Als je meerdere medewerkers hebt die e-mails verzenden, kan dit snel oplopen. Je moet proberen jouw e-mailhandtekening onder de 50 kB te houden. Over het algemeen is het niet nodig om een ​​e-mailhandtekening te hebben die groter is (zelfs niet als je een promotiebanner hebt).

8. Test jouw e-mailhandtekening in verschillende e-mailclients                                                                       

Weet je nog dat we het eerder hadden over compatibiliteit van e-mailhandtekeningen? Om ervoor te zorgen dat jouw handtekening er in alle e-mailclients hetzelfde uitziet, moet je deze bekijken in alle populaire e-mailclients. Alleen omdat je handtekening er perfect uitziet in Outlook, wil dat nog niet zeggen dat het er perfect uitziet in Gmail.

Voorbeelden van cross-testing
Dit is een voorbeeld van hoe je cross-testing optimaal doet:

• Verzenden van Outlook 2013 naar Gmail
• Verzenden van Outlook 2016 naar Gmail
• Verzenden van Gmail naar Outlook 2013
• Verzenden van Gmail naar Outlook 2016
• …enzovoorts.

Sommige compatibiliteitsproblemen los je niet op
Hopelijk kun je nu zien wat een enorme taak cross-testing kan zijn als je wilt dat je handtekening compatibel is met de top 10 e-mailclients. Als je cross-testing hebt gedaan, betekent dit niet dat jouw e-mailhandtekening foutloos zal werken in alle e-mailclients. Gmail voegt bijvoorbeeld ruimte toe onder afbeeldingen en daar kun je niets aan doen. Soms kun je compatibiliteitsproblemen oplossen, andere keren kun je dat gewoon niet.

9. Plaats links naar je website en social media kanalen                                                                                             

Heb je een mooie website? En plaats je regelmatig berichten op social media? Neem dan ook links in jouw e-mailhandtekening op door pictogrammen te plaatsen die verwijzen naar jouw website en social media kanalen. Het opnemen van links naar jouw sociale media-pagina’s stimuleert niet alleen verkeer naar de content die je online hebt staan, maar het helpt de ​​e-mailontvanger ook nieuwe wegen te ontdekken om contact met je op te nemen en je te volgen.

Links naar jouw social media-profielen
Wil je links opnemen naar jouw social media-profielen? Overweeg dan om pictogrammen te gebruiken in plaats van hyperlinks of URL’s. Waarom? Het kost de menselijke geest slechts 150ms (microseconden) om een ​​symbool van 100ms te verwerken om er betekenis aan te geven. Dat is snel! Bovendien kun je er veel ruimte mee besparen en staan er niet van die lange, lelijke links meer in je e-mailhandtekening.

10. Dingen die je niet zou moeten doen                                                                                                                             

Plaats niet jouw hele e-mailhandtekening als afbeelding in de mail. Als je overweegt een mooie e-mailhandtekening te maken, maar je kunt het niet doen met HTML + CSS codes, wijzig dan het ontwerp zodat het simpelweg niet nodig is. Wat je ook doet: maak van je hele e-mailhandtekening geen afbeelding. Want de grootte (in kB) is meestal groot en je ontvangers kunnen dan je telefoonnummer of andere gegevens niet meer kopiëren. Gebruik geen GIF animaties in jouw e-mailhandtekening. Animaties zijn leuk om naar te kijken, maar meestal werken animaties niet altijd binnen verschillende e-mailclients. Sommige e-mailclients zetten GIF-animaties om naar stilstaande beelden. 

Een e-mailhandtekening laten ontwerpen? Spijker & Co werkt professioneel, snel en doeltreffend!

Het vergt veel tijd en kennis om tot een goede e-mailhandtekening te komen. Maar wat als je dat niet hebt? Spijker & Co kan de vormgeving van jouw e-mailhandtekening ontwerpen. Wij zijn pas tevreden als jij dat ook bent. Het resultaat is een sterke e-mailhandtekening die je met zekerheid kunt verzenden. Benieuwd? Neem contact met ons op voor de mogelijkheden.