Wil jij de prestaties van jouw website verbeteren? Benut dan de mogelijkheden van formulierenautomatisering. Maar wat is formulierenautomatisering eigenlijk? Hoe werkt het? En vooral: wat levert het jouw bedrijf op? Spijker & Co brengt je graag op goede en snel toepasbare ideeën.
Eenvoudig versus geavanceerd
In zijn eenvoudigste vorm is formulierenautomatisering het digitaal invoeren van informatie vanaf een vel papier. In zijn meer geavanceerde vorm gebruikt formulierenautomatisering de verzamelde digitale informatie van jouw bezoekers, leads en klanten om jouw zakelijke doelstellingen te realiseren.
Een concreet voorbeeld
Dit voorbeeld legt uit hoe formulierenautomatisering een bedrijf kan helpen groeien. Stel, je bent een verzekeringsagent: een klant belt jouw kantoor voor een offerte. Je e-mailt of verstuurt de offerteformulieren per post. De klant drukt deze af, vult de informatie in en scant ze naar de computer om deze terug te e-mailen, te faxen of zelfs per post te retourneren. Eventuele bijlagen worden aan de e-mail toegevoegd, gefaxt of met de formulieren per post verzonden. Jouw kantoor krijgt de informatie, voert cijfers in je offertesysteem in en uiteindelijk krijgt de aanvrager een offerte. De inefficiëntie lijkt duidelijk, toch?
Stroomlijnen voor succes
De drie genoemde fysieke en tijdrovende stappen kun je met formulierenautomatisering prima stroomlijnen. Hoe? Jouw klant belt en je geeft een link en wachtwoord naar een webformulier. Beter nog, de klant vindt jouw website en klikt zelf op ‘vraag een offerte aan’, waarmee hij rechtstreeks in het formulier wordt ingeplugd. De klant vult het formulier in, inclusief elektronische handtekeningen, en voegt relevante bestanden en digitale foto’s toe. Jij wordt elektronisch op de hoogte gesteld van de nieuwe klant en je beschikt nu over alle informatie die je nodig hebt om automatisch snel een offerte af te geven. In plaats van dagen wachten, ontvangt jouw klant binnen enkele uren een digitale offerte. Dit eenvoudige scenario legt de basisprincipes van formulierenautomatisering uit, maar er komt veel meer bij kijken dan alleen online formulieren. Spijker & Co vertelt je graag wat formulierenautomatisering nog meer te bieden heeft.
Twee soorten benaderingen
Formulierenautomatisering kent twee benaderingen. De principiële benadering verwijst naar de soorten formulieren die jij digitaal aanbiedt. Denk aan aanvragen, contracten, enquêtes, afspraken maken en nog veel meer. Echter, om volledig te profiteren van formulierenautomatisering, moet je meer doen. Het bouwen van formulieren en het verzamelen van gegevens is een goed begin, maar het integreren met de rest van jouw bedrijfsprocessen is de tweede benadering. En daarmee dé sleutel tot het ontwikkelen van een echt goed afgeronde strategie. Formulierenautomatisering is slechts één manier om marketingautomatisering en CRM-automatisering (klantrelatiebeheer) op te nemen in jouw bedrijfsstrategie, maar het is van cruciaal belang. Met formulierenautomatisering kun jij alle gegevens verzamelen die je nodig hebt voor een succesvol automatiseringssysteem.
Elimineert verspilling en inefficiëntie
Door de gerichte en slimme inzet van formulierenautomatisering kunnen jouw werknemers zich concentreren op belangrijkere taken dan nabewerking, wachten op de post en de heen-en-weer-vragen die opduiken uit de informatie die jouw klant op papier heeft verstrekt. Ook handig: online formulieren kun je net zo vaak als je wilt snel aanpassen. Papieren formulieren moeten worden bijgewerkt en afgedrukt, en dit kost tijd. Je kunt elektronische formulieren 24/7 wijzigen, afhankelijk van de informatie die je nodig hebt. Je kunt formulieren aanpassen en slimme vragen toevoegen op basis van eerdere antwoorden. Ook kun je deze digitale formulieren onmiddellijk delen met alle betrokkenen in je bedrijf. Dit stroomt je workflow op een efficiënte manier. Ook kun je formulieren aan jouw CRM koppelen. Velden zijn doorzoekbaar of filteren klanten bijvoorbeeld op verjaardag om hen een felicitatie te sturen. De verzamelde gegevens kun je omzetten in rapporten waarmee jij jouw klantenbestand analyseert en marketingstrategieën ontwikkelt.
Hoe begin je met formulierenautomatisering?
Als jij een nieuw bedrijf bent, is het zinvol om formulierenautomatisering direct in te voeren. Het advies? Start met de basisprincipes zoals het instellen van afspraken of aanmeldingsformulieren. Klanten en prospects die jouw website bezoeken kunnen op een knop klikken die jouw formulier opent. Zodra ze het hebben ingevuld en op verzenden hebben gedrukt, worden ze onmiddellijk onderdeel van jouw systeem. Meldingen waarschuwen jouw medewerkers die met dit aspect van klantrelaties te maken hebben. Van daaruit kun je planningen opstellen, klanten aan mailinglijsten toevoegen en hen geplande commerciële tips zenden en zo je omzet een boost geven.
Maak plannen voor de overzetting
Als jouw bedrijf overstapt van een op papier gebaseerd systeem naar formulierenautomatisering, richt deze dan als eerste op je nieuwe klanten. En maak direct ook een concreet plan om jouw oude bestanden over te zetten naar het systeem. Scanners en software voor optische tekenherkenning (OCR) helpen jou om systematisch aan die oude bestanden te werken. Het scannen van de kopieën naar een digitale plek biedt een back-upsysteem voor het geval jouw originele bestanden beschadigd raken (papier en inkt gaan sowieso niet eeuwig mee). OCR-technologie is behoorlijk nauwkeurig en zelfs beschikbaar voor thuisgebruik. Het hebben van digitale bestanden en de mogelijkheid om er informatie uit te halen, creëert allerlei nieuwe commerciële opties.
Spijker & Co staat voor je klaar…
Inspireert dit artikel jou tot het maximaal inzetten van het instrument formulierenautomatisering? Maar heb je geen tijd of capaciteit om deze methodiek te benutten? Kom dan praten met Spijker & Co in Buren. Bij een kop koffie tasten we vrijblijvend af hoe Spijker & Co jouw bedrijf kan helpen met bewezen methoden voor het maximaliseren van je succes met formulierenautomatisering.
